Как работает сервис

Что такое бухгалтерское обслуживание?

Бухгалтерское обслуживание — персональный бухгалтер на аутсорсе для ИП и компаний. Он полностью берет на себя ведение бухгалтерии, но работает удаленно. Ему не нужно платить зарплату и выделять место в офисе.

Общение с бухгалтером — в чате или по телефону.

Все, что нужно от вас в работе с бухгалтером, — загружать первичные документы. Остальное бухгалтер делает сам:

  • рассчитывает налоги и взносы;
  • готовит и отправляет отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат;
  • считает зарплату, больничные и отпускные ваших сотрудников;
  • решает вопросы с налоговой и помогает получить льготы для бизнеса.

Чтобы подключить бухгалтерское обслуживание, свяжитесь с персональным менеджером или перейдите в раздел «Бухгалтерия» в личном кабинете.

Там нужно будет ответить на несколько вопросов, которые помогут подобрать бухгалтера и рассчитать подходящий тариф.

Если вы уже пользовались онлайн-бухгалтерией, подключить бухгалтерское обслуживание можно во вкладке «Подписка».

Кто может пользоваться бухгалтерским обслуживанием?

Бухгалтерское обслуживание подходит для предпринимателей с расчетным счетом в Тинькофф на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.

Мы не ведем бухгалтерию для самозанятых, компаний, ИП на УСН «Доходы минус расходы», ОСН, сельхозналоге и АУСН.

Я работаю на общей системе налогообложения. Смогу ли я вести у вас бухгалтерию?

Нет, мы не ведем бухгалтерию для общей системы налогообложения, а также для самозанятых, компаний и ИП на УСН «Доходы минус расходы» и сельхозналоге.

Могу ли я получить доступ к системе, в которой ведут мою бухгалтерию?

Бухгалтеры Тинькофф ведут бухгалтерию в единой учетной системе. Доступ к ней получить нельзя, но вы можете попросить бухгалтера выгрузить любой документ. Бухгалтер ответит на вопросы по бухгалтерии и пришлет документы, которые вам нужны.

Если вы решите сменить бухгалтера, мы передадим документы, которые подготовили за время сотрудничества: выписки по счету, расчеты, остатки по счетам, декларации.

Что такое первичные документы?

По закону первичными документами бизнес должен подтверждать любую финансовую операцию, например покупку или продажу товара. Так, к первичным бухгалтерским документам относятся товарная накладная и кассовый чек. Они нужны, чтобы зафиксировать: сделка состоялась и все стороны в полном объеме выполнили свои обязательства. Как правило, такие документы оформляет поставщик товаров, работ или услуг, а подписывают все участники сделки.

ИП закупает офисные столы у компании «Мебель». Чтобы сделка состоялась, «Мебель» должна поставить столы предпринимателю, а ИП — оплатить товар. Эти факты нужно подтвердить первичными документами. Например, поставку столов можно подтвердить товарной накладной, а оплату — кассовым чеком.

Оформлять первичные документы можно на бумаге или в электронном виде. Главное, чтобы в них были такие реквизиты:

  • название документа, например «Товарная накладная»;
  • дата составления;
  • название купленного или проданного товара, оказанной услуги или выполненной работы;
  • количество товара и единицы измерения, например 1 шт. или 5 кг;
  • фамилии и подписи участников сделки: ИП или директора компании. Если есть бухгалтер, он тоже должен подписать документ;
  • печать участников сделки — если она есть.

Какие именно нужны документы, зависит от ситуации. Собрали в таблице распространенные сделки и первичные документы к ним.

Чем подтвердить поставку товара, оказание услуг или выполнение работ
Купля-продажа материалов или товаров оптом

1. Договор поставки

2. Товарная накладная или универсальный передаточный документ — УПД от поставщика

Доставка товара

1. Транспортная накладная

2. Путевой лист

Работы или услуги

1. Договор подряда или оказания услуг

2. Акт выполненных работ или оказанных услуг

Покупка материалов для нужд бизнеса

1. Кассовый чек или документ, заменяющий его, например квитанция

2. Товарный чек — если есть

Аренда имущества

1. Договор аренды

2. Акт приема-передачи

3. Акт на арендные услуги, если этот документ указан в условиях договора

Купля-продажа материалов или товаров оптом
Чем подтвердить поставку товара, оказание услуг или выполнение работ
  1. Договор поставки
  2. Товарная накладная или универсальный передаточный документ — УПД от поставщика
Доставка товара
Чем подтвердить поставку товара, оказание услуг или выполнение работ
  1. Транспортная накладная
  2. Путевой лист
Работы или услуги
Чем подтвердить поставку товара, оказание услуг или выполнение работ
  1. Договор подряда или оказания услуг
  2. Акт выполненных работ или оказанных услуг
Покупка материалов для нужд бизнеса
Чем подтвердить поставку товара, оказание услуг или выполнение работ
  1. Кассовый чек или документ, заменяющий его, например квитанция
  2. Товарный чек — если есть
Аренда имущества
Чем подтвердить поставку товара, оказание услуг или выполнение работ
  1. Договор аренды
  2. Акт приема-передачи
  3. Акт на арендные услуги, если этот документ указан в условиях договора

Оплату можно подтвердить кассовым чеком или платежным поручением. Если ИП на патенте не использует онлайн-кассу или работает в труднодоступных местах, вместо кассового чека он должен выдать другие документы, подтверждающие оплату, — например, квитанцию или бланк строгой отчетности. Главное, чтобы в них были обязательные для первичного документа реквизиты.

Первичные документы нужно хранить в течение пяти лет, начиная с 1 января года, следующего за годом оформления. Например, если договор поставки оформлен в марте 2022 года, хранить его нужно до 1 января 2028 года. При проверке ИП или его контрагентов налоговая может в любой момент потребовать первичные документы. Если у предпринимателя их нет, он может получить штраф — от 10 000 ₽.

Зачем нужны первичные документы?

Первичные, или расходные, документы нужны для всех ООО и ИП на УСН «Доходы минус расходы», чтобы подтвердить расходы и заплатить меньше налогов.

По закону учитывать можно не все расходы, а только те, что помогают вести бизнес и получать прибыль. Они описаны в налоговом кодексе. Налоговая должна убедиться, что вы не записываете в расходах что‑то постороннее. Например, расходы на юриста и канцелярию можно учесть, а чек за кофе по дороге на работу — нет.

Если по расходам не будет подтверждающих документов, бухгалтер не сможет учесть их при расчете налога.

В каком виде лучше отдавать документы бухгалтеру?

Отправляйте документы в связке: доходные и расходные сразу. Например, счет‑договор на поставку товара клиенту подтверждает доход, акт выполнения работы — расходы на оплату курьера. Это сэкономит время, не придется объяснять бухгалтеру, к чему относятся эти документы, или помнить, какие документы еще не прислали.

Называйте одинаково одни и те же товары в доходных и расходных документах, чтобы их было легко сопоставить.

Компания по организации праздников закупила ленточки для украшения зала. В товарном чеке покупку назвали «Ленточки». После праздника ленточки остались. Их продали и в накладной написали «Украшения для праздника». Названия одного товара в чеках разные, поэтому бухгалтер не смог сопоставить покупку и продажу.

Как учитывать наличные платежи?

Наличные платежи нужно учитывать ИП на системе «Доходы минус расходы» и ООО. Для этого пришлите кассовые чеки в чат бухгалтеру. Если в чеке не указано название товара или услуги, дополнительно пришлите товарный чек или накладную.

Мы советуем загружать чеки сразу после покупки. Иначе их можно потерять, бухгалтер не сможет учесть эти суммы и придется заплатить больше налогов.

Если вы на другой системе налогообложения, напишите бухгалтеру — он подскажет, как учитывать наличные расходы.

Если получаете доход наличными, сообщите об этом бухгалтеру — он рассчитает налоги.

Как учитывать наличные поступления?

Сообщите бухгалтеру о поступлении наличных — он скажет, что нужно прислать для подтверждения. Обычно нужна выписка из онлайн-кассы, расчетный кассовый ордер или договор купли-продажи с контрагентом.

При обработке первичных документов бухгалтер спросит о наличных поступлениях. Но лучше прислать документы сразу после сделки, чтобы бухгалтер учел все операции и правильно рассчитал налоги.

Если я загрузил кассовый чек, можно не загружать товарный?

Кассовый и товарный чеки составляются по правилам. В них должны быть указаны определенные параметры.

Обычно для учета расходов кассового чека достаточно. Но иногда в чеке не указано название товара или услуги. Тогда подтвердить покупку без товарного чека или накладной не получится.

Как учитываются операции по валютным счетам?

Операции по валютным счетам учитываются, как и остальные, по первичным документам. Какие именно документы могут понадобиться, зависит от системы налогообложения и организационно-правовой формы:

  • ООО — договоры, счета, счета-фактуры, спецификации, товарные накладные, таможенные декларации, товарно-транспортные накладные и CMR;
  • ИП на УСН и патенте — первичные документы по доходам;
  • ИП на УСН «Доходы минус расходы» — первичные документы по доходам и расходам.

В некоторых случаях подтверждающие документы присылать не нужно. Уточнить, как учитываются операции по вашему валютному счету, можно у персонального бухгалтера.

Когда ООО оплачивает расходы компании бизнес-картой, нужны ли подтверждающие документы?

Да, расходы по бизнес-карте нужно подтверждать первичными документами.

Какие расходы нельзя учитывать при расчете налогов?

В бизнесе бывают инструменты и услуги не на продажу: упаковка для товара, спецодежда для сотрудников, канцелярские принадлежности для офиса. Бухгалтер поможет определить, какие расходы можно учесть при расчете налога.

В налоговом кодексе прописано, какие расходы можно и нельзя учитывать предпринимателю. Вот что нельзя:

  • электронная подпись для участия в торгах;
  • оценка условий труда;
  • информационные услуги;
  • услуги организаций, которые предоставляют персонал, — например, клининговые или IT‑компании;
  • маркетинг — например, установка рекламных щитов;
  • корпоративы;
  • санаторно-курортные путевки для сотрудников;
  • аренда домашнего офиса — если предприниматель работает из дома;
  • счета за командировку и обучение владельца бизнеса;
  • ведение реестра акционеров;
  • реконструкция и покупка земельных участков;
  • неустойки — например, штраф за неуплату налогов;
  • подписки на издания и сервисы.

Мне нужно учитывать доходы в расчете налогов?

ООО и ИП на УСН «Доходы минус расходы» должны учитывать доходы. Для подтверждения доходов нужны все первичные документы и счета-договоры.

В ООО учет доходов нужен для ведения бухгалтерского учета и для того, чтобы не допустить задолженности. Для ИП на УСН «Доходы минус расходы» учет доходов нужен, чтобы правильно рассчитывать налоги.

Для остальных организационно-правовых форм подтверждающие документы о доходах нужны в случае проверки банка или налоговой. Например, налоговая может попросить счет‑договор, чтобы подтвердить законность сделки с контрагентом. А еще документы о доходах могут пригодиться в суде — например, чтобы подтвердить факт сделки с недобросовестным контрагентом.

Что делать, если я забыл загрузить какие-то документы?

Обязанность личного бухгалтера — следить, чтобы вы присылали все документы вовремя. Без них он не сможет рассчитывать налоги и подготавливать платежки.

Бухгалтер проверяет операции по счету по итогам месяца. Если видит, что каких‑то документов не хватает, он связывается с вами и просит их прислать. Например, подходит срок налоговой декларации, а товарных накладных нет. Бухгалтер связывается с вами в чате и просит документы.

Как подписать платежки на оплату налогов?

Когда бухгалтер сформирует платежку, она появится в личном кабинете в разделе «Счета и платежи». Вам нужно будет ее подписать:

  1. Перейдите в раздел «Счета и платежи» → «На подпись» в личном кабинете:
  2. Кликните на платежку. Перед деталями платежа появятся две кнопки. Чтобы подписать платежку, нажмите «Отправить на подпись».
  3. Платежки отправлены.

Мне пришло письмо из налоговой. Что делать?

Если письмо пришло в электронном виде в нашу систему, то бухгалтер уже об этом знает и сам решит вопрос. Письмо вы можете посмотреть в личном кабинете в разделе «Бухгалтерия» → «Письма и сверки».

Если требование пришло в бумажном виде, сфотографируйте его и пришлите бухгалтеру в чат — он возьмет все на себя и сам свяжется с налоговой.

Как я узнаю о проблемах с налоговой?

Бухгалтер сам решает вопросы с налоговой: отвечает на требования, запрашивает сверки, готовит вас к проверке. Но проблемы могли произойти до подключения бухгалтерского обслуживания — например, была ошибка в прошлом, а пени пришли сейчас. В таких случаях бухгалтеру потребуется дополнительная информация. Он напишет вам в чате или позвонит.

Как мне понять, что я заплатил все налоги?

Бухгалтеры Тинькофф заранее подготовят для вас платежки и пришлют их в чат с указанием, до какого числа их нужно оплатить. Все платежки автоматически попадают в раздел «Операции» → «Черновики» в личном кабинете Тинькофф Бизнеса. Если эти платежки вовремя оплачены, вам не о чем волноваться.

Чтобы убедиться, что у вас нет задолженностей перед налоговой, можно заказать сверку за нужный вам период. Для этого просто напишите в чат с бухгалтером.

Как проследить, чтобы бухгалтер отправил все отчеты вовремя?

Бухгалтер выгружает отчеты на подпись в раздел «Документы на подпись». После этого вам приходит СМС‑уведомление или сообщение в чат.

Чтобы отправить декларацию в налоговую, ее нужно подписать. Лучше сделать это сразу, как придет уведомление, но если забудете, через 10 дней она отправится автоматически. Когда налоговая примет или отзовет декларацию, вы получите еще одно уведомление.

Налоговая сообщила, что меня ждет проверка. Чем бухгалтер сможет мне помочь?

Бухгалтер сделает все, что возможно сделать удаленно, чтобы вы прошли проверку: подготовит все нужные документы и подскажет, как отвечать на вопросы.

Например, налоговая хочет видеть реквизиты счетов-фактур по сделкам с контрагентом. Бухгалтер сформирует список документов и расскажет вам, как подготовить офис и сотрудников к визиту налоговиков.

​​Как загрузить СНИЛС?

Отправьте номер лицевого счета СНИЛС в чат с бухгалтером. Скан документа не нужен.

Была ли полезна статья?

Другие статьи по этой теме

  • Что делает бухгалтер
  • Настройка и оплата
  • Загрузить СНИЛС
  • Налоги
  • Прием на работу
  • Увольнение