Как работает сервис

Что такое бухгалтерское обслуживание?

Бухгалтерское обслуживание — персональный бухгалтер на аутсорсе для ИП и компаний. Он полностью берет на себя ведение бухгалтерии, но работает удаленно. Ему не нужно платить зарплату и выделять место в офисе.

Общение с бухгалтером — в чате или по телефону.

Все, что нужно от вас в работе с бухгалтером, — загружать первичные документы. Остальное бухгалтер делает сам:

  • рассчитывает налоги и взносы;
  • готовит и отправляет отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат;
  • считает зарплату, больничные и отпускные ваших сотрудников;
  • решает вопросы с налоговой и помогает получить льготы для бизнеса.

Чтобы подключить бухгалтерское обслуживание, свяжитесь с персональным менеджером или перейдите в раздел «Бухгалтерия» в личном кабинете.

Там нужно будет ответить на несколько вопросов, которые помогут подобрать бухгалтера и рассчитать подходящий тариф.

Если вы уже пользовались онлайн-бухгалтерией, подключить бухгалтерское обслуживание можно во вкладке «Подписка».

Кто может пользоваться бухгалтерским обслуживанием?

Бухгалтерское обслуживание подходит для предпринимателей с расчетным счетом в Тинькофф на УСН «Доходы» и патенте с любым количеством сотрудников.

Мы не ведем бухгалтерию для самозанятых, компаний, ИП на УСН «Доходы минус расходы», ОСН, сельхозналоге.

Я работаю на общей системе налогообложения. Смогу ли я вести у вас бухгалтерию?

Нет, мы не ведем бухгалтерию для общей системы налогообложения, а также для самозанятых, компаний и ИП на УСН «Доходы минус расходы» и сельхозналоге.

Могу ли я получить доступ к системе, в которой ведут мою бухгалтерию?

Бухгалтеры Тинькофф ведут бухгалтерию в единой учетной системе. Доступ к ней получить нельзя, но вы можете попросить бухгалтера выгрузить любой документ. Бухгалтер ответит на вопросы по бухгалтерии и пришлет документы, которые вам нужны.

Если вы решите сменить бухгалтера, мы передадим документы, которые подготовили за время сотрудничества: выписки по счету, первичные документы, расчеты, остатки по счетам, декларации.

Что такое первичные документы?

Первичные документы подтверждают доходы и расходы и законность сделки. Для ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ООО первичные документы помогают правильно рассчитать налог.

Какие бывают первичные документы:

  • товарные накладные;
  • универсальные передаточные документы (УПД);
  • акты оказания услуг или выполнения работ.

Чтобы бухгалтер принял документы, в них должны быть такие реквизиты:

  1. Название документа — например, «Товарная накладная».
  2. Дата составления.
  3. Название составителя документа — то есть компании, которая продает товары или оказывает услуги.
  4. Название товара или услуги.
  5. Сколько товара и в каких единицах измерения — например, 1 шт.
  6. Должности обеих сторон, которые подписывают документ, — исполнителя и заказчика. ИП может не указывать должность.
  7. ФИО и подписи.

Первичные документы нужно хранить не менее 5 лет — это правило действует для бумажных и электронных документов. В этот период их может запросить налоговая, чтобы проверить вас или ваших контрагентов.

Зачем нужны первичные документы?

Первичные, или расходные, документы нужны для всех ООО и ИП на УСН «Доходы минус расходы», чтобы подтвердить расходы и заплатить меньше налогов.

По закону учитывать можно не все расходы, а только те, что помогают вести бизнес и получать прибыль. Они описаны в налоговом кодексе. Налоговая должна убедиться, что вы не записываете в расходах что‑то постороннее. Например, расходы на юриста и канцелярию можно учесть, а чек за кофе по дороге на работу — нет.

Если по расходам не будет подтверждающих документов, бухгалтер не сможет учесть их при расчете налога.

В каком виде лучше отдавать документы бухгалтеру?

Отправляйте документы в связке: доходные и расходные сразу. Например, счет‑договор на поставку товара клиенту подтверждает доход, акт выполнения работы — расходы на оплату курьера. Это сэкономит время, не придется объяснять бухгалтеру, к чему относятся эти документы, или помнить, какие документы еще не прислали.

Называйте одинаково одни и те же товары в доходных и расходных документах, чтобы их было легко сопоставить.

Компания по организации праздников закупила ленточки для украшения зала. В товарном чеке покупку назвали «Ленточки». После праздника ленточки остались. Их продали и в накладной написали «Украшения для праздника». Названия одного товара в чеках разные, поэтому бухгалтер не смог сопоставить покупку и продажу.

Как загрузить первичные документы?

Для клиентов Тинькофф в личном кабинете есть сервис для подготовки первичных документов:

  • счетов-фактур;
  • накладных;
  • актов выполненных работ.

Вписываете свои реквизиты — и документ готов. Его можно сохранить или распечатать. После подготовки документов их нужно подписать с контрагентом, а потом загрузить через личный кабинет или бесплатное приложение для iOS и Android.

Чтобы загрузить документы, перейдите в раздел «Бухгалтерия» → «Документы», выберите нужные файлы или перетащите их в форму. Раздел доступен ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ООО.

Как учитывать наличные платежи?

Наличные платежи нужно учитывать ИП на системе «Доходы минус расходы» и ООО. Если вы на другой системе налогообложения, напишите бухгалтеру — он подскажет, как учитывать наличные расходы.

Если предприниматель расплачивается наличными, бухгалтер не знает, что он купил.

У кондитерской закончилась мука, и ее купили в соседнем магазине за наличные. Или в праздничном агентстве закупили воздушные шарики за наличные, потому что по расчетному счету операция не прошла.

Чтобы учесть такие расходы, загрузите или пришлите бухгалтеру кассовые чеки по операциям. Загрузить можно в личном кабинете. В разделе «Бухгалтерия» → «Документы» выберите нужные файлы или перетащите их в форму.

Мы советуем загружать чеки сразу после покупки. Иначе их можно потерять, а бухгалтер не сможет учесть эти суммы, и придется заплатить больше налогов.

Если получаете доход наличными, сообщите об этом бухгалтеру — он рассчитает налоги.

Как учитывать наличные поступления?

Сообщите бухгалтеру о поступлении наличных — он скажет, что нужно прислать для подтверждения. Обычно нужна выписка из онлайн-кассы, расчетный кассовый ордер или договор купли-продажи с контрагентом.

При обработке первичных документов бухгалтер спросит о наличных поступлениях. Но лучше прислать документы сразу после сделки, чтобы бухгалтер учел все операции и правильно рассчитал налоги.

Если я загрузил кассовый чек, можно не загружать товарный?

Кассовый и товарный чеки составляются по правилам. В них должны быть указаны определенные параметры.

Обычно для учета расходов кассового чека достаточно. Но иногда в чеке не указано название товара или услуги. Тогда подтвердить покупку без товарного чека или накладной не получится.

Как учитываются операции по валютным счетам?

Операции по валютным счетам учитываются, как и остальные, по первичным документам. Какие именно документы могут понадобиться, зависит от системы налогообложения и организационно-правовой формы:

  • ООО — договоры, счета, счета-фактуры, спецификации, товарные накладные, таможенные декларации, товарно-транспортные накладные и CMR;
  • ИП на УСН и патенте — первичные документы по доходам;
  • ИП на УСН «Доходы минус расходы» — первичные документы по доходам и расходам.

В некоторых случаях подтверждающие документы присылать не нужно. Уточнить, как учитываются операции по вашему валютному счету, можно у персонального бухгалтера.

Когда ООО оплачивает расходы компании бизнес-картой, нужны ли подтверждающие документы?

Да, расходы по бизнес-карте нужно подтверждать первичными документами.

Какие расходы нельзя учитывать при расчете налогов?

В бизнесе бывают инструменты и услуги не на продажу: упаковка для товара, спецодежда для сотрудников, канцелярские принадлежности для офиса. Бухгалтер поможет определить, какие расходы можно учесть при расчете налога.

В налоговом кодексе прописано, какие расходы можно и нельзя учитывать предпринимателю. Вот что нельзя:

  • электронная подпись для участия в торгах;
  • оценка условий труда;
  • информационные услуги;
  • услуги организаций, которые предоставляют персонал, — например, клининговые или IT‑компании;
  • маркетинг — например, установка рекламных щитов;
  • корпоративы;
  • санаторно-курортные путевки для сотрудников;
  • аренда домашнего офиса — если предприниматель работает из дома;
  • счета за командировку и обучение владельца бизнеса;
  • ведение реестра акционеров;
  • реконструкция и покупка земельных участков;
  • неустойки — например, штраф за неуплату налогов;
  • подписки на издания и сервисы.

Мне нужно учитывать доходы в расчете налогов?

ООО и ИП на УСН «Доходы минус расходы» должны учитывать доходы. Для подтверждения доходов нужны все первичные документы и счета-договоры.

В ООО учет доходов нужен для ведения бухгалтерского учета и для того, чтобы не допустить задолженности. Для ИП на УСН «Доходы минус расходы» учет доходов нужен, чтобы правильно рассчитывать налоги.

Для остальных организационно-правовых форм подтверждающие документы о доходах нужны в случае проверки банка или налоговой. Например, налоговая может попросить счет‑договор, чтобы подтвердить законность сделки с контрагентом. А еще документы о доходах могут пригодиться в суде — например, чтобы подтвердить факт сделки с недобросовестным контрагентом.

Что делать, если я забыл загрузить какие-то документы?

Обязанность личного бухгалтера — следить, чтобы вы присылали все документы вовремя. Без них он не сможет рассчитывать налоги и подготавливать платежки.

Бухгалтер проверяет операции по счету по итогам месяца. Если видит, что каких‑то документов не хватает, он связывается с вами и просит их прислать. Например, подходит срок налоговой декларации, а товарных накладных нет. Бухгалтер связывается с вами в чате и просит документы.

Как подписать платежки на оплату налогов?

Когда бухгалтер сформирует платежку, она появится в личном кабинете в разделе «Счета и платежи». Вам нужно будет ее подписать:

  1. Перейдите в раздел «Счета и платежи» → «На подпись» в личном кабинете:
  2. Кликните на платежку. Перед деталями платежа появятся две кнопки. Чтобы подписать платежку, нажмите «Отправить на подпись».
  3. Платежки отправлены.

Мне пришло письмо из налоговой. Что делать?

Если письмо пришло в электронном виде в нашу систему, то бухгалтер уже об этом знает и сам решит вопрос. Письмо вы можете посмотреть в личном кабинете в разделе «Бухгалтерия» → «Письма и сверки».

Если требование пришло в бумажном виде, сфотографируйте его и пришлите бухгалтеру в чат — он возьмет все на себя и сам свяжется с налоговой.

Как я узнаю о проблемах с налоговой?

Бухгалтер сам решает вопросы с налоговой: отвечает на требования, запрашивает сверки, готовит вас к проверке. Но проблемы могли произойти до подключения бухгалтерского обслуживания — например, была ошибка в прошлом, а пени пришли сейчас. В таких случаях бухгалтеру потребуется дополнительная информация. Он напишет вам в чате или позвонит.

Как мне понять, что я заплатил все налоги?

ИП на УСН «Доходы». В личном кабинете в разделе «Бухгалтерия» можно отслеживать статусы платежек.

ООО и ИП на УСН «Доходы минус расходы». Налоги считаются уплаченными, когда вы подписываете платежку в личном кабинете в разделе «Счета и платежи» → «На подпись».

Как проследить, чтобы бухгалтер отправил все отчеты вовремя?

Бухгалтер выгружает отчеты на подпись в раздел «Документы на подпись». После этого вам приходит СМС‑уведомление или сообщение в чат.

Чтобы отправить декларацию в налоговую, ее нужно подписать. Лучше сделать это сразу, как придет уведомление, но если забудете, через 10 дней она отправится автоматически. Когда налоговая примет или отзовет декларацию, вы получите еще одно уведомление.

Налоговая сообщила, что меня ждет проверка. Чем бухгалтер сможет мне помочь?

Бухгалтер сделает все, что возможно сделать удаленно, чтобы вы прошли проверку: подготовит все нужные документы и подскажет, как отвечать на вопросы.

Например, налоговая хочет видеть реквизиты счетов-фактур по сделкам с контрагентом. Бухгалтер сформирует список документов и расскажет вам, как подготовить офис и сотрудников к визиту налоговиков.

Была ли полезна статья?

Другие статьи по этой теме

  • Что делает бухгалтер
  • Настройка и оплата
  • Загрузить СНИЛС
  • Налоги
  • Прием на работу
  • Увольнение