Кадровый электронный документооборот

КЭДО, или кадровый электронный документооборот, — это способ вести кадровый учет онлайн: теперь можно готовить документы и отправлять на подпись сотрудникам без бумажных аналогов и личных встреч. 

Например, если вы нанимаете сотрудника, можно принять у него документы в электронном виде. Оформить и подписать трудовой договор и издать приказ о приеме на работу тоже можно онлайн, не нужно ничего распечатывать. 

Если сотрудник на удаленке, пересылать бумаги по почте или курьером не понадобится — все участники подписывают документы одним нажатием кнопки. Храниться документация будет онлайн, не занимая место в офисе.

КЭДО помогает упорядочить процессы и экономит ресурсы компании, связанные с работой с кадрами:

• упрощает ведение документооборота — оформление и подписание документов в КЭДО занимает от 10 минут, если все участники онлайн;
• делает прозрачными процессы — кадровый специалист может посмотреть в системе, на какой стадии подписание трудового договора или иного документа;
• экономит время и снижает нагрузку кадровых специалистов — система сама напомнит сотрудникам, что есть документы, которые ждут их подписи;
• снижает расходы на бумагу, почту и курьеров — документы не нужно распечатывать и пересылать сотрудникам из других городов;
• сокращает количество ошибок при заполнении и подписании документов — все данные хранятся в системе электронного кадрового документооборота и заполняются автоматически;
• защищает от потери информации — все хранится в облаке или на внутреннем сервере компании.

Кадровый электронный документооборот позволяет оформлять в электронном виде все документы, но некоторые придется дублировать на бумаге.

Без дублирования на бумаге в КЭДО можно вести:

• трудовой договор;
• ученический договор;
• уведомление об изменении условий трудового договора;
• ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
• договор о материальной ответственности;
• внесение изменений в договоры;
• приказ о применении дисциплинарного взыскания;
• ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания;
• согласие на перевод;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• заявление об увольнении и его отзыв;
• иные кадровые документы, если это не противоречит ТК РФ.

Дублировать на бумаге нужно лишь четыре вида документов: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы и распоряжения об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда.

Перейти на КЭДО можно в несколько шагов — это займет от 1 до 14 дней:

1. Создать внутренние нормативные акты. В них нужно прописать регламент перехода на КЭДО и работы по новой системе. Юристы помогут оформить акты и внедрить в соответствии с трудовым кодексом.
2. Подключиться к системе КЭДО. Менеджер расскажет о плюсах и минусах кадрового электронного документооборота, создаст личный кабинет компании и поможет начать работать — например, добавит в него данные работодателя.
3. Экспортировать данные сотрудников в личный кабинет — это удобно сделать вручную, через 1С или по API. Данные будут автоматически использоваться при ведении электронного документооборота.
4. Оформить сотрудникам электронные подписи. Можно отправить запрос на выпуск УНЭП для всех работников прямо в личном кабинете, им не придется оформлять подписи самостоятельно.
5. Использовать КЭДО — подписывать документы онлайн, вести делопроизводство и кадровый учет.

Чтобы внедрить кадровый электронный документооборот, нужно подготовить два локальных нормативных акта: о том, как компания перейдет на КЭДО и как будет им пользоваться. Их еще называют положениями и разрабатывают, опираясь на ст. 22.2 ТК РФ.

Ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ рассказывает про положение о переходе на КЭДО. В нем указывают:

• сведения об информационной системе и порядок доступа работодателя к ней — при необходимости;
• перечень документов и категорий сотрудников, которые будут фигурировать в КЭДО;
• срок, когда вы должны уведомить сотрудников о переходе на КЭДО, и дату начала работы с ним — она должна быть не раньше, чем заканчивается срок уведомления.

В ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ говорится о положении о работе на КЭДО. В нем могут быть указаны:

• срок, когда сотрудники должны ознакомиться с документами, которые им присылают в системе КЭДО, или подписать их — с учетом рабочего времени сотрудников;
• порядок того, как сотрудники будут учиться работать с кадровым электронным документооборотом;
• ситуации, когда можно оформлять документы на бумаге;
• при необходимости — правила взаимодействия работодателя и профсоюза.