Работа с первичными документами

По закону первичными документами бизнес должен подтверждать любую финансовую операцию, например покупку или продажу товара. Так, к первичным бухгалтерским документам относятся товарная накладная и кассовый чек. Они нужны, чтобы зафиксировать: сделка состоялась и все стороны в полном объеме выполнили свои обязательства. Как правило, такие документы оформляет поставщик товаров, работ или услуг, а подписывают все участники сделки.

Оформлять первичные документы можно на бумаге или в электронном виде. Главное, чтобы в них были такие реквизиты:

• название документа, например «Товарная накладная»;
• дата составления;
• название купленного или проданного товара, оказанной услуги или выполненной работы;
• количество товара и единицы измерения, например 1 шт. или 5 кг;
• фамилии и подписи участников сделки: ИП или директора компании. Если есть бухгалтер, он тоже должен подписать документ;
• печать участников сделки — если она есть.

Какие именно нужны документы, зависит от ситуации. Собрали в таблице распространенные сделки и первичные документы к ним.

Оплату можно подтвердить кассовым чеком или платежным поручением. Если вы не используете онлайн-кассу или работаете в труднодоступных местах, вместо кассового чека нужно выдать другие документы, подтверждающие оплату, — например, квитанцию или бланк строгой отчетности. Главное, чтобы в них были обязательные для первичного документа реквизиты.

Первичные документы нужно хранить в течение пяти лет, начиная с 1 января года, следующего за годом оформления. Например, если договор поставки оформлен в марте 2022 года, хранить его нужно до 1 января 2028 года. При проверке ИП или его контрагентов налоговая может в любой момент потребовать первичные документы. Если у предпринимателя их нет, он может получить штраф — от 10 000 ₽.

По закону учитывать можно не все расходы, а только те, что помогают вести бизнес и получать прибыль. Они описаны в налоговом кодексе. Налоговая должна убедиться, что вы не записываете в расходах что‑то постороннее. Например, расходы на юриста и канцелярию можно учесть, а чек за кофе по дороге на работу — нет.

Если по расходам не будет подтверждающих документов, бухгалтер не сможет учесть их при расчете налога.

Какие именно первичные документы нужно представить, подскажет бухгалтер. Он напишет об этом в чате, если у него будут вопросы по учету конкретной операции. Точный список зависит от системы налогообложения и характера сделки. Что такое первичные документы

Отправляйте документы в связке: доходные и расходные сразу. Например, счет‑договор на поставку товара клиенту подтверждает доход, акт выполнения работы — расходы на оплату курьера. Это сэкономит время, не придется объяснять бухгалтеру, к чему относятся эти документы, или помнить, какие документы еще не прислали.

Называйте одинаково одни и те же товары в доходных и расходных документах, чтобы их было легко сопоставить.

Лимита нет, вы можете загружать любое количество подтверждающих документов.

Обязанность личного бухгалтера — следить, чтобы вы присылали все документы вовремя. Без них он не сможет рассчитывать налоги и подготавливать платежки.

Бухгалтер проверяет операции по счету по итогам месяца. Если видит, что каких‑то документов не хватает, он связывается с вами и просит их прислать. Например, подходит срок налоговой декларации, а товарных накладных нет. Бухгалтер связывается с вами в чате и просит документы.

Обычно для учета расходов кассового чека достаточно. Но иногда в чеке не указано название товара или услуги. Тогда подтвердить покупку без товарного чека или накладной не получится.

В бизнесе бывают инструменты и услуги не на продажу: упаковка для товара, спецодежда для сотрудников, канцелярские принадлежности для офиса. Бухгалтер поможет определить, какие расходы можно учесть при расчете налога.

ООО и ИП на УСН «Доходы минус расходы» должны учитывать доходы. Для подтверждения доходов нужны все первичные документы и счета-договоры.

В ООО учет доходов нужен для ведения бухгалтерского учета и для того, чтобы не допустить задолженности. Для ИП на УСН «Доходы минус расходы» учет доходов нужен, чтобы правильно рассчитывать налоги.

Для остальных организационно-правовых форм подтверждающие документы о доходах нужны в случае проверки банка или налоговой. Например, налоговая может попросить счет‑договор, чтобы подтвердить законность сделки с контрагентом. А еще документы о доходах могут пригодиться в суде — например, чтобы подтвердить факт сделки с недобросовестным контрагентом.