Как хранить документы
Хранят документы при бумажном и электронном документообороте по‑разному. Условия хранения определяют ФЗ № 125 от 22.10.2004 и Приказ Министерства культуры РФ № 526.
Если в компании бумажный документооборот. Документы делят на текущие и архивные.
Текущие:
Их можно хранить в офисе компании: например, в шкафу или сейфе — там, где удобно предпринимателю и управленцам.
Архивные документы — те, что больше не используются, но их срок хранения больше 10 лет. Такие документы должны храниться в собственном хранилище или одной из компаний, которая на этом специализируется. К собственному архиву есть требования, установленные Минкультуры: в помещении должна быть система пожаротушения, сигнализация, постоянная температура +17…19 °C и влажность воздуха 50—55%.
Когда истекает срок хранения документов, бизнес формирует экспертную комиссию, например из бухгалтера и юриста, которая отберет неактуальные документы. Затем составляет протокол заседания экспертной комиссии и акт с перечислением документов и способа уничтожения.
Можно их сжечь, измельчить шредером или отдать компании, которая занимается утилизацией. Акты об уничтожении документов хранятся постоянно.
Если электронный документооборот. Документы можно хранить удобным способом: на компьютере, флешках или дисках, в облаке или специальной программе электронного архива.
Хранить только в электронном виде можно документы, которые изначально созданы цифровыми. Нельзя оцифровать и выбросить бумажные оригиналы. Это установлено несколькими законами.
Условия:
держать документы в формате PDF/A-1;
хранить их как минимум в двух экземплярах на разных устройствах или носителях;
раз в пять лет проверять документы на сохранность и перезаписывать их, если меняются правила хранения — как, например, после запрета хранить персональные данные на иностранных серверах. Перезапись потребуется и в случае глобальных изменений внешних носителей: например, когда дискета эволюционировала в диск, потом появились флешки и внешние жесткие диски;
не терять, не повреждать документы и не хранить в открытом доступе конфиденциальные.
Когда истечет срок, создайте акт, подтверждающий утилизацию, — такой же, как и при бумажном документообороте, — и уничтожьте данные: например, просто удалите их с носителя форматированием или сломайте физический носитель.
