Электронная подпись для бизнеса

Электронная подпись — ЭП — это аналог рукописной подписи на бумаге. Раньше ее называли электронно-цифровой подписью — ЭЦП.

Компании и ИП используют электронную подпись, чтобы обмениваться документами через систему электронного документооборота. С помощью ЭП можно подтвердить подлинность передаваемой информации и определить, кто подписал документ.

Есть три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

• Простая электронная подпись — ПЭП — самая незащищенная. Ее используют для авторизации и подтверждения действий на сайте. Например, чтобы ввести логин и пароль или подтвердить платеж с помощью кода из СМС или пуш-уведомления.
• Неквалифицированная электронная подпись — НЭП — генерируется при помощи средств криптографической защиты, она более защищенная по сравнению с ПЭП. Неквалифицированную электронную подпись можно использовать во внутрикорпоративных системах документооборота или для обмена документами с контрагентами. Для этого нужно заключить соглашение со всеми участниками документооборота.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП, или КЭП, — самая защищенная. Она содержит информацию о владельце и подтверждает, что никто не менял документ перед отправкой. КЭП можно использовать для решения всех бизнес-задач: например, для обмена документами с контрагентами, сдачи налоговой отчетности, ведения официальной переписки или авторизации на госпорталах. ИП и руководители компаний могут бесплатно получить КЭП в налоговой, а чтобы выпустить подпись для сотрудников, нужно обратиться в коммерческий удостоверяющий центр.

Компании и ИП должны использовать КЭП, чтобы:

• участвовать в госзакупках по 44-ФЗ или 223-ФЗ;
• сдавать годовую бухгалтерскую отчетность и декларации по НДС;
• сдавать налоговую декларацию (6-НДФЛ), расчеты по страховым взносам (РСВ), отчеты о стаже и трудовой деятельности (СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ), отчеты за травматизм (4-ФСС) в соответствии с требованиями к среднесписочной численности сотрудников;
• работать с прослеживаемыми товарами — получать и отправлять счета-фактуры или УПД и сдавать отчет о прослеживаемости.

Усиленная квалифицированная электронная подпись используется:

• для сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности;
• заключения договоров с контрагентами и подписания документов в системах электронного документооборота;
• регистрации в единой информационной системе в сфере закупок — ЕИС;
• получения аккредитации на всех электронных торговых площадках — ЭТП, включая федеральные торговые площадки — ФТП;
• участия в госзакупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, коммерческих торгах и торгах по банкротству;
• регистрации онлайн-касс и заключения договора с оператором фискальных данных — ОФД;
• оформления электронных трудовых книжек;
• работы с системами маркировки: ЕГАИС, ФТС, «Честный знак», «Меркурий», Росреестр.