Войти

Оформление сотрудников

Какой договор заключить с сотрудником?

Трудовой договор чаще заключают тогда, когда нужен сотрудник на постоянную работу.

Если простыми словами, трудовой договор — о процессе. Сотрудник ходит в офис или работает из дома по графику, выполняет поручения и не может нанять субподрядчиков для своих обязанностей. За это два раза в месяц он получает зарплату: сначала аванс, потом все остальное.

По гражданско-правовому договору компания заказывает определенные работы, а исполнитель работает на результат: статью, перевозку или помощь в оформлении сделки. Договор заключают на конкретный срок или до результата. Например, вы договариваетесь, что автор полгода пишет по статье в неделю и получает оплату за каждую.

Чем отличается гражданско-правовой договор от трудового?

Отношения по трудовому договору регулирует Трудовой кодекс РФ — свод правил, установленных государством. К нему обращаются при разногласиях, на него ссылаются в суде. Трудовой договор подтверждает факт, что сотрудник Иванов и компания начали сотрудничать по условиям трудового кодекса.

В гражданско-правовом договоре (ГПД) действуют только те условия, о которых стороны договорились. Если работодатель хочет, чтобы исполнитель был на связи в 6 утра по пятницам — это нужно написать в договоре. Сотрудник хочет кофе за счет компании — пусть предложит внести это в договор. При решении споров суд смотрит не на трудовой кодекс, а на то, кто нарушил условия договора.

Различия трудового и гражданско-правового договоров

ТрудовойГражданско-правовой
Гарантии по договору

Сотрудник получает:

  • зарплату не реже двух раз в месяц;
  • возмещение расходов, если использовал свое личное имущество для работы;
  • оплачиваемые командировки, отпускные, больничные, декретные с сохранением места работы

Исполнитель получает:

  • то, что описано в договоре, — например, компания должна выплатить вознаграждение за выполненную работу и согласовывать результат не дольше трех дней;
  • больничные и детские пособия
ДисциплинаОбязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка: выполнять работу на своем рабочем месте, не опаздывать и не прогуливатьМожет сделать работу за два дня или растянуть ее на месяц, работать только по ночам или уехать в Китай. Главное — результат
Привлечение третьих лицВыполняет работу только лично Может частично или полностью перепоручить свою работу подрядчикам
Расходы на работуПолучает от работодателя рабочее место, компьютер, интернет и т. д. Если потратит свои деньги на то, чтобы выполнить работу, — получит компенсациюВыполняет работу за свой счет. Если сломался компьютер или обманули подрядчики — сам решает проблему
ЗарплатаГарантированно получает заработную плату два раза в месяцПолучает деньги так, как написано в договоре. Если по условиям вознаграждение через год после сдачи проекта — так и будет
СрокиБывает срочным только в некоторых случаях. Например, вы берете сотрудника на время декрета основного сотрудникаЗаключают на определенный срок или до результата
Кадровый учетНужно оформлять трудовую книжку, если она есть, и кадровые документыНужно только подписать договор
Гарантии по договору
Трудовой
Сотрудник получает:
  • зарплату не реже двух раз в месяц;
  • возмещение расходов, если использовал свое личное имущество для работы;
  • оплачиваемые командировки, отпускные, больничные, декретные с сохранением места работы
Гражданско-правовой
Исполнитель получает:
  • то, что описано в договоре, — например, компания должна выплатить вознаграждение за выполненную работу и согласовывать результат не дольше трех дней;
  • больничные и детские пособия
Дисциплина
Трудовой
Обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка: выполнять работу на своем рабочем месте, не опаздывать и не прогуливать
Гражданско-правовой
Может сделать работу за два дня или растянуть ее на месяц, работать только по ночам или уехать в Китай. Главное — результат
Привлечение третьих лиц
Трудовой
Выполняет работу только лично
Гражданско-правовой
Может частично или полностью перепоручить свою работу подрядчикам
Расходы на работу
Трудовой
Получает от работодателя рабочее место, компьютер, интернет и т. д. Если потратит свои деньги на то, чтобы выполнить работу, — получит компенсацию
Гражданско-правовой
Выполняет работу за свой счет. Если сломался компьютер или обманули подрядчики — сам решает проблему
Зарплата
Трудовой
Гарантированно получает заработную плату два раза в месяц
Гражданско-правовой
Получает деньги так, как написано в договоре. Если по условиям вознаграждение через год после сдачи проекта — так и будет
Сроки
Трудовой
Бывает срочным только в некоторых случаях. Например, вы берете сотрудника на время декрета основного сотрудника
Гражданско-правовой
Заключают на определенный срок или до результата
Кадровый учет
Трудовой
Нужно оформлять трудовую книжку, если она есть, и кадровые документы
Гражданско-правовой
Нужно только подписать договор

Какие налоги и взносы платит работодатель за сотрудников на трудовом и гражданско-правовом договорах

Налоги и взносыТрудовойГражданско-правовой
НДФЛ++
Пенсионное страхование++
Медицинское страхование++
Взносы на случай болезни или материнства++
Взносы на страхование от производственного травматизма и профзаболеваний+Уплачиваются, если это прописано в договоре
НДФЛ
Трудовой
+
Гражданско-правовой
+
Пенсионное страхование
Трудовой
+
Гражданско-правовой
+
Медицинское страхование
Трудовой
+
Гражданско-правовой
+
Взносы на случай болезни или материнства
Трудовой
+
Гражданско-правовой
+
Взносы на страхование от производственного травматизма и профзаболеваний
Трудовой
+
Гражданско-правовой
Уплачиваются, если это прописано в договоре

Гражданско-правовой договор кажется проще и выгодней, поэтому некоторые работодатели оформляют так обычных сотрудников.

Мы не советуем так делать. При проверке трудовая инспекция или налоговая может признать такой договор трудовым. Тогда вам доначислят взносы на страхование от производственного травматизма и профзаболеваний, отпускные, компенсации и все прочие выплаты. Кроме того, придется заплатить штрафы.

Как оформить сотрудника по гражданско-правовому договору?

По гражданско-правовому договору порядок такой:

  1. Составьте договор. Важно прописать, что должен делать сотрудник, как часто, как оценивается работа и что считать результатом.

    Для заполнения договора и оплаты налогов понадобятся документы сотрудника (подойдут сканы):

    • паспорт — по нему заполняют договор;
    • СНИЛС — для уплаты страховых взносов;
    • банковские реквизиты — чтобы перечислять плату за работу.

    Копии свидетельства ИНН нет в обязательном перечне документов.

    Сотрудник не обязан получать ИНН и предоставлять его. ФНС и СФР не вправе отказать в приеме отчетов, если ИП или компания не указывает ИНН сотрудника по причине его отсутствия. Письмо МНС России от 27.02.2001 № БГ-6-12/169@

  2. Подпишите два экземпляра договора. Один для вас, другой — для сотрудника.

Почему нельзя оформить постоянного сотрудника по гражданско-правовому договору?

По закону нельзя маскировать трудовые отношения гражданско-правовым договором или договором с ИП. Если трудовая инспекция или налоговая придет с проверкой и обнаружит, что постоянные сотрудники работают по ГПД, могут быть неприятности:

  • вам доначислят все выплаты сотруднику и страховые взносы, как если бы сотрудник был в штате с самого начала;
  • оштрафуют — от 5 до 10 тысяч рублей для ИП и от 50 до 100 тысяч рублей для компании.

Все это возможно, даже если сотрудник был не против и осознанно подписал договор.

Как инспекция проверит, что с сотрудником на самом деле трудовые отношения:

  1. Сотрудник работает по должности из штатного расписания. Если должности в расписании нет, подойдут любые другие указания на нее: обязательный инструктаж, требования к квалификации.
  2. Выполняет все распоряжения работодателя.
  3. Работает по графику компании, например 5 дней в неделю с 10 до 18.
  4. Получает фиксированную зарплату два раза в месяц.

Мы не советуем заключать договор подряда с ИП, если по факту вы берете сотрудника на постоянную работу. Сейчас налоговая легко разоблачает такие схемы, а в результате опять проблемы: доначисления НДФЛ, взносов, штрафы и пени. Для директора может быть даже уголовная ответственность.

Какие документы сотрудника нужны для оформления по трудовому договору?

При приеме на работу у сотрудника нужно получить оригиналы документов:

  • паспорт или временное удостоверение личности;
  • СНИЛС — зеленую карточку с номером в системе обязательного пенсионного страхования или распечатку электронного СНИЛС;
  • военный билет — для мужчин и военнообязанных женщин. Например, если у женщины есть медицинское образование;
  • трудовую книжку. Если у сотрудника есть основная работа, а вы принимаете его как совместителя, книжка не нужна. Если сотрудник раньше нигде не работал, вы сами заводите ему трудовую книжку;
  • свидетельство ИНН. Этого документа нет в обязательном перечне и вы не можете требовать его принести. Если сотрудник не хочет получать ИНН, придется сдавать отчеты более сложным путем. Вы не можете из‑за этого не взять его на работу.

После оформления верните документы сотруднику, а трудовую книжку оставьте у себя.

Дополнительно могут понадобиться:

  • диплом об образовании — для специальностей, где это важно. Например, вы нанимаете переводчика или врача;
  • медицинская книжка — если сотрудники близко работают с людьми или едой: официанты, мастера по педикюру, повара, кондитеры. Если книжки нет, вы должны оформить ее сами;
  • справка об отсутствии судимости. Например, по закону нельзя работать педагогом или преподавателем с судимостью;
  • справка о том, что сотрудника не наказывали за употребление наркотиков или психотропных веществ без назначения врача, — пригодится, если нанимаете охранника в частное охранное агентство.

Как оформить сотрудника по трудовому договору?

Здесь мы описываем упрощенную систему для микропредприятий — так закон называет ИП и небольшие компании со штатом до 15 человек, выручкой до 120 млн рублей в год и долей госучастия до 25%.

Микропредприятия перечислены в специальном реестре. Если вы нашли себя в нем, значит, вам подходит упрощенная схема ведения кадров.

Что нужно сделать, чтобы оформить сотрудника по упрощенной схеме.

Соберите документы. Список документов в упрощенном виде выглядит так: паспорт, СНИЛС, военный билет для мужчин и некоторых женщин, трудовая книжка или форма СТД‑Р, если у сотрудника оформлена электронная трудовая книжка. Желателен ИНН, но в обязательном перечне документов его нет.

Составьте договор. Можно составить договор самому или взять шаблон в платных базах. Для клиентов Тинькофф Бизнеса есть бесплатный конструктор документов, где всегда можно взять актуальную версию.

Для компаний и ИП, где работает менее 15 человек, правительство утвердило типовую форму договора. Просто заполните ее и пропустите пункты, которые к вам не относятся. Например, можно не писать про дистанционную работу, если нанимаете человека в офис.

Издайте приказ. Это типовой документ, который подтверждает прием на работу. Издавать приказ не обязательно. Если приказа нет, то его заменяет трудовой договор.

Сделайте запись в трудовой книжке. В записи должно быть полное название компании, подразделения или департамента, номер приказа (при наличии) или номер трудового договора, должность и дата приема на работу.

Как встать на учет в СФР?

Если вы нанимаете сотрудников по трудовому договору, то обязаны платить взносы в СФР на случай травмы на производстве или профессионального заболевания.

По закону работодателя ставят на учет в СФР, когда он подает отчет ЕФС-1 за нового сотрудника. Но на практике СФР рекомендует придерживаться старого порядка и подать заявление на регистрацию в качестве работодателя.

Как подать заявление о постановке на учет в СФР:

  • лично или через представителя в территориальное отделение СФР;
  • отправить почтой;
  • на госуслугах, можно даже без электронной подписи.

Кроме заявления подготовьте пакет документов для регистрации.

Через 5 рабочих дней или раньше проверьте регистрацию в выписке из единого госреестра ЮЛ/ИП на сайте ФНС. Еще нужно получить два уведомления почтой или лично в отделении СФР: о размере страховых взносов и о регистрации страхователя в территориальном органе СФР.

Для ИП, зарегистрированных до 2023 года, регистрационный номер в СФР совпадает с регистрационным номером в ПФР. Узнать этот номер можно в выписке из ЕГРИП.

ИП, зарегистрированные в 2023 году и после, получают номер в СФР при регистрации ИП.

Получилось найти ответ?

Другие статьи по этой теме

  • Увольнение сотрудников

Вас может заинтересовать

Онлайн-бухгалтерия
Бухгалтерское обслуживание
Налоги и взносы
Посмотреть все темы