Оформление сотрудников

С сотрудником можно заключить трудовой или гражданско-правовой договор (ГПД).

Трудовой договор заключают с сотрудником на постоянную работу. Процесс выглядит так: сотрудник ходит в офис или работает из дома по графику, выполняет поручения и не может нанять субподрядчиков для своих обязанностей. За это два раза в месяц он получает зарплату: сначала аванс, потом все остальное. Как оформить сотрудника по трудовому договору

Гражданско-правовой договор заключают, если компания заказывает определенные работы на конкретный срок или до результата. Например, вы договариваетесь, что автор полгода пишет по статье в неделю и получает оплату за каждую. Как оформить сотрудника по гражданско-правовому договору

Гражданско-правовой договор кажется проще и выгодней, поэтому некоторые работодатели оформляют так обычных сотрудников.

Мы не советуем так делать. При проверке трудовая инспекция или налоговая может признать такой договор трудовым. Тогда вам доначислят взносы на страхование от производственного травматизма и профзаболеваний, отпускные, компенсации и все прочие выплаты. Кроме того, придется заплатить штрафы. Почему нельзя оформить постоянного сотрудника по гражданско-правовому договору

По гражданско-правовому договору порядок такой:

1. Составьте договор. Важно прописать, что должен делать сотрудник, как часто, как оценивается работа и что считать результатом.

   Для заполнения договора и оплаты налогов понадобятся документы сотрудника (подойдут сканы):

   • паспорт — по нему заполняют договор;
   • СНИЛС — для уплаты страховых взносов;
   • банковские реквизиты — чтобы перечислять плату за работу.

   Копии свидетельства ИНН нет в обязательном перечне документов.

   Сотрудник не обязан получать ИНН и предоставлять его. ФНС и СФР не вправе отказать в приеме отчетов, если ИП или компания не указывает ИНН сотрудника, потому что сотрудник его не получал. Это подтверждает письмо МНС России от 27.02.2001

2. Подпишите два экземпляра договора. Один для вас, другой — для сотрудника.

По закону нельзя маскировать трудовые отношения гражданско-правовым договором или договором с ИП.

Если трудовая инспекция или налоговая придет с проверкой и обнаружит, что постоянные сотрудники работают по ГПД, могут быть неприятности:

• вам доначислят все выплаты сотруднику и страховые взносы, как если бы сотрудник был в штате с самого начала;
• оштрафуют — от 5 до 10 тысяч рублей для ИП и от 50 до 100 тысяч рублей для компании.

Все это возможно, даже если сотрудник был не против и осознанно подписал договор.

Как инспекция проверит, что с сотрудником на самом деле трудовые отношения:

• Сотрудник работает по должности из штатного расписания. Если должности в расписании нет, подойдут любые другие указания на нее: обязательный инструктаж, требования к квалификации.
• Выполняет все распоряжения работодателя.
• Работает по графику компании, например 5 дней в неделю с 10 до 18.
• Получает фиксированную зарплату два раза в месяц.

При приеме на работу у сотрудника нужно получить оригиналы документов:

• паспорт или временное удостоверение личности;
• СНИЛС — зеленую карточку с номером в системе обязательного пенсионного страхования или распечатку электронного СНИЛС;
• военный билет — для мужчин и военнообязанных женщин. Например, если у женщины есть медицинское образование;
• трудовую книжку. Если у сотрудника есть основная работа, а вы принимаете его как совместителя, книжка не нужна. Если сотрудник раньше нигде не работал, вы сами заводите ему трудовую книжку;

Свидетельства ИНН нет в обязательном перечне, и вы не можете требовать его принести. Если сотрудник не хочет получать ИНН, придется сдавать отчеты более сложным путем. Вы не можете из‑за этого не взять его на работу.

После оформления верните документы сотруднику, а трудовую книжку оставьте у себя. Как оформить сотрудника по трудовому договору

Дополнительно могут понадобиться:

• диплом об образовании — для специальностей, где это важно. Например, вы нанимаете переводчика или врача;
• медицинская книжка — если сотрудники близко работают с людьми или едой: официанты, мастера по педикюру, повара, кондитеры. Если книжки нет, вы должны оформить ее сами;
• справка об отсутствии судимости. Например, по закону нельзя работать педагогом или преподавателем с судимостью;
• справка о том, что сотрудника не наказывали за употребление наркотиков или психотропных веществ без назначения врача, — пригодится, если нанимаете охранника в частное охранное агентство.

Здесь мы описываем упрощенную систему для микропредприятий — так закон называет ИП и небольшие компании со штатом до 15 человек, выручкой до 120 млн рублей в год и долей госучастия до 25%. О принятии упрощенной схемы для микропредприятий

Микропредприятия перечислены в специальном реестре. Если вы нашли себя в нем, значит, вам подходит упрощенная схема ведения кадров. Реестр малого и среднего бизнеса

Что нужно сделать, чтобы оформить сотрудника по упрощенной схеме:

1. Соберите документы. Список документов в упрощенном виде выглядит так: паспорт, СНИЛС, военный билет для мужчин и некоторых женщин, трудовая книжка или форма СТД‑Р, если у сотрудника оформлена электронная трудовая книжка. Желателен ИНН, но в обязательном перечне документов его нет. Какие документы сотрудника нужны для оформления по трудовому договору

2. Составьте договор. Можно составить договор самому или взять шаблон в платных базах. Для клиентов Тинькофф Бизнеса есть бесплатный конструктор документов, где всегда можно взять актуальную версию. Что нужно указать в трудовом договоре

3. Заполните типовую форму договора. Она подходит для компаний и ИП, где работает менее 15 человек. Укажите все данные и пропустите пункты, которые к вам не относятся. Например, можно не писать про дистанционную работу, если нанимаете человека в офис. Форма трудового договора для микропредприятий

4. Издайте приказ. Это типовой документ, который подтверждает прием на работу. Издавать приказ необязательно: его можно заменить трудовым договором. Типовой приказ о приеме на работу

5. Сделайте запись в трудовой книжке. В записи должно быть полное название компании, подразделения или департамента, номер приказа (при наличии) или номер трудового договора, должность и дата приема на работу.

Если не оформлять сотрудника официально, работодателя могут привлечь к ответственности: административной, налоговой и уголовной.

Административная ответственность. Привлечь к ответственности за неоформленных сотрудников могут саму компанию или ИП и должностных лиц — тех, кто не исполнил свои обязанности по закону и поэтому тоже считается нарушителем. Например, руководителя отдела кадров или главного бухгалтера.

Размер штрафа зависит от того, кого признали ответственным.

Налоговая ответственность. По закону за сотрудника, который оформлен в штат, работодатель уплачивает НДФЛ и перечисляет страховые взносы. По этим суммам работодатель отчитывается перед налоговой и Социальным фондом России — СФР.

Если работодатель выдает зарплату неофициально и не платит за сотрудника налоги и взносы, его обяжут уплатить все долги, начислят пени за каждый день просрочки и выпишут штраф — 20% от неуплаченной суммы или 40% за умышленное нарушение.

Уголовная ответственность грозит за неуплату налогов и страховых взносов в крупном и особо крупном размере: если сумма неуплаты за три финансовых года подряд превысит 15 000 000 ₽ для компаний и 2 700 000 ₽ для ИП.

На руководителя и других должностных лиц заведут уголовное дело и назначат одно из наказаний: штраф от 100 000 до 500 000 ₽, арест, принудительные работы, лишение свободы, лишение права занимать определенные должности, например быть директором или главным бухгалтером компании.

Если вы нанимаете сотрудников по трудовому договору, то обязаны платить взносы в СФР на случай травмы на производстве или профессионального заболевания. Как оформить сотрудника по трудовому договору

По закону работодателя ставят на учет в СФР, когда он подает отчет ЕФС-1 за нового сотрудника. Но на практике СФР рекомендует придерживаться старого порядка и подать заявление на регистрацию в качестве работодателя.

Как подать заявление о постановке на учет в СФР:

• лично или через представителя в территориальное отделение СФР;
• отправить почтой;
• на госуслугах, можно даже без электронной подписи.

Дальше подготовьте пакет документов для регистрации.

Через 5 рабочих дней или раньше проверьте регистрацию в выписке из единого госреестра ЮЛ/ИП на сайте ФНС. Еще нужно получить два уведомления почтой или лично в отделении СФР: о размере страховых взносов и о регистрации страхователя в территориальном органе СФР.

Для ИП, зарегистрированных до 2023 года, регистрационный номер в СФР совпадает с регистрационным номером в ПФР. Узнать этот номер можно в выписке из ЕГРИП.

ИП, зарегистрированные в 2023 году и после, получают номер в СФР при регистрации ИП.