Отчитаться о расходах

Рассказываем, кто и как должен отчитываться о расходах по бизнес-карте и как оформить авансовый отчет. Выпустить бизнес-карту

Кто должен отчитываться о расходах по бизнес-карте?

Если вы ИП на УСН 6% без сотрудников, вам не нужно отчитываться о расходах по бизнес-карте. Деньги на расчетном счете — ваши личные, и вы вправе использовать их по своему усмотрению. Налоговая не будет проверять эти расходы.

Если вы на УСН 15%, то вам нужно отчитаться по расходам, которые относятся к деятельности ИП. По этим расходам, даже если вы платите через бизнес-карту, должны быть подтверждающие документы: накладные, акты, чеки, бланки строгой отчетности.

Если вы ООО или ИП с сотрудниками, то сотрудники отчитываются обо всех расходах по бизнес-карте. Для этого сотрудник оформляет авансовый отчет и собирает первичные документы о расходовании.

Как выдавать деньги сотрудникам на командировки или хозяйственные нужды компании?

Если регулярно поручаете сотруднику расходы, оформите бизнес-карту на его имя. Сотрудник не должен будет каждый раз писать заявление на выдачу ему денег: оплата или снятие наличных с бизнес-карты считается фактом выдачи денег под отчет.

Обычно для выдачи денег под отчет сотрудник пишет заявление. Нужно ли оно, если у сотрудника бизнес-карта?

Нет. Деньги, полученные со счета карты, считаются выданными сотруднику под отчет без заявления. При этом он все равно должен отчитаться обо всех расходах по карте.

Как сотрудники отчитываются о своих расходах по бизнес-карте?

Если сотрудник снял наличные или расплатился с бизнес-карты, то сумма расхода считается выданной ему под отчет. Сотрудник должен предоставить авансовый отчет и приложить подтверждающие документы: кассовые и товарные чеки, бланки строгой отчетности и прочее.

Должен ли учредитель ООО отчитываться о своих расходах по бизнес-карте?

Да. Деньги организации принадлежат не ему, а организации. Поэтому учредитель отчитывается о расходах так же, как обычный сотрудник.

Какие документы нужно оформить, чтобы выдавать деньги сотрудникам под отчет?

Утвердите список штатных и внештатных сотрудников, имеющих право получать подотчетные деньги. Список оформляется отдельным приказом руководителя или предпринимателя.

Если у вас ООО, добавьте в учетную политику:

  • возможность выдавать подотчетные деньги безналичным способом (перечислять на личные или зарплатные карты сотрудников); порядок расчетов с подотчетными лицами; возможность возвращать неиспользованные подотчетные суммы на расчетный счет организации.
  • порядок расчетов с подотчетными лицами; возможность возвращать неиспользованные подотчетные суммы на расчетный счет организации.
  • возможность возвращать неиспользованные подотчетные суммы на расчетный счет организации.

Если вы ИП, сделайте внутренний приказ о выдаче подотчетных сумм, в том числе безналичным переводом.

Как оформить авансовый отчет?

  1. Сотрудник, получивший деньги, заполняет авансовый отчет по форме N AO-1:
  2. К отчету прикладывают все документы, подтверждающие расходы:
    • чеки из банкоматов о снятии и внесении наличных;
    • накладные;
    • кассовые и товарные чеки;
    • бланки строгой отчетности;
    • квитанции;
    • и прочее.
  3. Сотрудник сдает отчет в бухгалтерию и получает расписку о получении (отрезную часть формы N АО-1).
  4. После того, как руководитель организации утвердил авансовый отчет, организация принимает на учет товары, работы или услуги, оплаченные подотчетным лицом. Бухгалтер оформляет проводку в бухгалтерском учете: «Дт 10 (08, 20, 26, 44) — Кт 71 Приняты к учету товары (работы, услуги), приобретенные подотчетным лицом».

Когда сотрудник должен сдать авансовый отчет?

В срок, установленный компанией или предпринимателем. Он устанавливается внутренним документом о выдаче денег под отчет или в каждом отдельном приказе. С 30.11.2020 по Указу ЦБ РФ отменен трехдневный срок сдачи авансового отчета.

Если сотрудник снял наличные с бизнес-карты, а потом вернул ту же сумму, должен ли он предоставить авансовый отчет?

Нет.

Получилось найти ответ?

Станьте клиентом Тинькофф и выпустите бизнес-карту

Другие статьи по этой теме

  • Зачем нужна бизнес-карта и как ее выпустить
  • Пользоваться картой
  • Установить категории покупок

Вас может заинтересовать

Дополнительные возможности бизнес-карты