Обновили сервис КЭДО под новые требования Минтруда

Минтруд ввел новые требования к электронным кадровым документам.

В основном они технические и касаются формата и состава документов. Например:

• сам файловый документ должен быть в формате PDF/А-1А;
• приложения к тексту могут быть в форматах текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
• электронные подписи работодателя и сотрудника нужно загружать в отдельные файлы;
• в файле должно быть структурированное описание документа в формате XML.

Также Минтруд вводит справочник основных видов кадровых документов и коды по каждому виду. Раньше электронные документы могли отличаться по формату в зависимости от того, в каком сервисе КЭДО были созданы. Новые требования Минтруда вводят единый формат.

Разработчики сервисов кадрового электронного документооборота должны обновить программное обеспечение к 1 марта 2023 года. Мы уже внесли изменения в сервис кадрового электронного документооборота по новым требованиям Минтруда.

Если не перевести документы в новый формат, они будут недействительны.

За их использование могут штрафовать, как и при неверном оформлении бумажных документов. Например, если бизнес допустил ошибки в трудовом договоре, ему грозят административные штрафы:

• для ИП — от 5000 до 10 000 ₽;
• для юрлица — от 50 000 до 100 000 ₽.

Изменения вносят разработчики сервисов кадрового документооборота.

После обновлений у пользователей сервиса — кадровых специалистов появится несколько задач.

Зайдя в сервис впервые после обновления, укажите код документа для каждого типа документов. Коды можно посмотреть в справочнике на сайте Минтруда.

Укажите код заявления в каждом шаблоне заявлений.

Если создаете документ в нашем сервисе, а не отправляете из другого, нужно будет каждый раз указывать в отдельном поле регистрационный номер документа — если он есть.