Как организовать документооборот с сотрудниками на удаленке

В чем трудности обмена документами на расстоянии

Обмениваться документами по почте или с помощью курьерской службы дорого и долго. Приходится вызывать курьера или идти на почту, а потом следить за трек‑номером и узнавать, дошли ли документы до адресата. Курьерские службы не всегда работают идеально, посылка может потеряться. А если в документе допустили ошибку, придется заново повторять весь процесс.

В итоге на то, чтобы отправить документы сотруднику на удаленке и получить подписанные, может уйти от двух недель. Еще дольше, если документ подписывают или согласуют несколько сотрудников из разных городов. Например, работодатель находится в Москве, а юрист и сотрудник — в Стамбуле и Туле.

Можно обмениваться с сотрудниками на удаленке скан‑копиями. Но такие документы не имеют юридической силы — все равно придется подписывать бумажные оригиналы. Кроме того, согласовывать отсканированный документ так же неудобно, как и бумажный: придется вносить правки в оригинал, заново сканировать и отправлять.

Чтобы сэкономить время и упростить обмен документами, можно перейти на подписание документов онлайн с помощью КЭДО. Это удобнее и быстрее: сотрудники подписывают документы в мобильном приложении одним кликом. А специалисты отдела кадров легко вносят правки и настраивают цепочку получателей.

Какие задачи бизнеса решает кадровый электронный документооборот

Ускоряет обмен документами, экономит деньги бизнесу и время сотрудникам. Подробнее о задачах, которые решает сервис.

Помогает подписывать документы быстро и полностью онлайн. Например, сотруднику нужно отдать на подпись дополнительное соглашение об изменении заработной платы. Документ согласуют несколько человек: руководители и отдел кадров. С бумажным документооборотом приходится приносить документ всем участникам по очереди и ждать, когда его подпишут. В сервисе кадрового электронного документооборота приказ формируется за пару минут, а переход между согласователями происходит автоматически, например после руководителя сразу к сотруднику на подпись.

Экономит деньги на отправку документов. К примеру, отправить посылку одному сотруднику из Москвы в Ереван стоит 730 ₽. Если у компании 10 сотрудников в разных городах и странах, она потратит больше 7000 ₽ только на один пакет документов. За год их может быть несколько. Кадровый электронный документооборот может обойтись дешевле: лицензия стоит от 700 ₽ в год за пользователя, если их более 10, а количество документов, которые через него можно подписывать, неограниченно.

Ускоряет документооборот. К примеру, сотрудникам нужно подписать документ о новых правилах доступа к внутренним системам компании. Кадровому специалисту нужно собрать подписи со всех сотрудников. На это может уйти от нескольких часов и даже дней. В сервисе КЭДО достаточно выбрать документ и отправить его сразу всем сотрудникам и руководителю. По нашим расчетам, сервис сэкономит компаниям из 100 человек около 310 часов работы бухгалтера.

Решает вопрос с легальностью. Цифровые документы так же легальны, как и в бумажном виде, а электронная подпись приравнивается к обычной.

Каким компаниям подойдет

Если сотрудники компании работают на удаленке по трудовому договору в России и за ее пределами. Подойдет и для гибридного формата работы, когда команда приходит в офис пару раз в неделю или месяц.

Если вы сотрудничаете по договору ГПХ или с самозанятым и ИП, вам подойдет другой продукт — Jump.Finance ЭДО. Его развивает дочерняя компания Тинькофф. В нем можно подписывать документы с помощью неквалифицированной электронной подписи.