7 ситуаций, когда бизнесу нужна квалифицированная электронная подпись

Что такое квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись, КЭП, по‑другому ее называют ЭЦП, — это зашифрованный файл, с которым можно подписывать документы онлайн. Файл записывают на специальный носитель — токен. Это флешка, которую вставляют в компьютер, чтобы подписать электронный документ. КЭП имеет ту же юридическую силу, что и подпись на бумаге.

Кроме КЭП для онлайн-работы с документами может понадобиться лицензия КриптоПро. Это программа, которую устанавливают на компьютер для защиты данных.

Бизнесу не обязательно оформлять КЭП, но в некоторых ситуациях с ней значительно удобнее. Например, при продаже товаров со складов маркетплейса не получится подписывать бумажные документы — только в электронном виде. Собрали все сценарии, когда нужна электронная подпись и когда с ней удобнее.

Сдавать отчетность

Некоторые виды отчетов нужно отправлять только в электронном виде с помощью КЭП:

• информацию в Росстат — например, данные о количестве сотрудников и о финансово-хозяйственной деятельности;
• отчетность по продажам крепкого алкоголя через единую государственную автоматизированную информационную систему, ЕГАИС;
• налоговое уведомление по ЕНС — только для юрлиц;
• отчеты в Федеральную таможенную службу, если бизнес ввозит товары из‑за границы.
• бухгалтерскую и налоговую отчетность, например декларации по упрощенной системе налогообложения, по НДС, по 6-НДФЛ и расчеты по страховым взносам;

Предприниматель может полностью перейти на электронный документооборот и подписывать все отчеты с помощью КЭП. Это сэкономит время: отправка электронных документов займет несколько секунд против нескольких дней на отправку бумажных.

Кроме того, если в бумажной версии обнаружится ошибка, государство сообщит о ней по почте, а на исправления и отправку новой версии уйдет как минимум несколько дней. При электронном документообороте процессы могут занять несколько часов.

Продавать товары на маркетплейсах

Селлеры обмениваются с площадками множеством документов: товарными накладными, актами об оказании услуг, квитанциями. Часть из них придется подписывать электронно. Расскажем, как это устроено на разных площадках.

Ozon. Продавец может хранить товары на своем складе или на складе маркетплейса. Во втором случае, когда поступает заказ, площадка сама занимается сборкой, упаковкой и передачей товара в службу доставки. Есть несколько условий, когда селлеру нужно подключить сервис электронного документооборота и оформить КЭП:

• Товары хранятся на складе для негабаритных товаров «Хоругвино» или в распределительных центрах и дарксторах в Твери. Маркетплейс может изменить правила, сверьтесь с информацией на его сайте.
• В продаже есть товары, которым нужен сертификат «Меркурий». Например, мед и консервы.
• В продаже есть товары, которые нужно маркировать в системе «Честный знак». Например, обувь, парфюмерия и фототехника.
• Ювелирные изделия хранятся на складе «Тверь_Хаб».

Wildberries. Электронный документооборот обязателен в двух случаях:

1. Для бизнеса, который продает маркированные товары в системе «Честный знак».
2. Для плательщиков НДС, например импортеров или компаний на общей системе налогообложения.

Яндекс Маркет, Aliexpress. Можно обмениваться электронными документами с помощью КЭП или бумажными по почте. Исключения — работа с маркированными товарами и продажа со складов маркетплейса. В этих случаях обязательно оформить КЭП и подписывать документы электронно.

Мегамаркет. Электронный документооборот обязателен для работы с маркированными товарами и продажи со складов маркетплейса.

Пользоваться КЭП удобно, потому что не нужно заполнять бумаги вручную, меньше ошибок и можно отслеживать документ на каждом этапе его движения.

Участвовать в тендерах

Большинство государственных и коммерческих заказчиков проводят закупки на электронных торговых площадках. Всего их около 200, из них девять — федеральные:

• Национальная ЭП;
• Росэлторг;
• РТС‑тендер;
• Сбербанк‑АСТ;
• ZakazRF;
• РАД;
• ТЭК‑Торг (Роснефть);
• ЭТП Газпромбанка;
• АСТ ГОЗ — торги по государственным оборонным заказам.

Участвовать в торгах на электронных площадках без КЭП нельзя. Она необходима на каждом этапе: от регистрации в единой информационной системе до подачи заявки и подписания контракта. Также КЭП пригодится для смежных задач — например, чтобы оформить независимую гарантию.

Работать с контрагентами

Бизнес сам решает, как обмениваться документами с партнерами — в бумажном или электронном виде, но для удобства компании переходят на электронный документооборот.

Четыре причины использовать квалифицированную электронную подпись при работе с партнерами:

1. Электронные версии, в отличие от бумажных, дойдут до получателя мгновенно.
2. Меньше ошибок из‑за человеческого фактора. Например, такие документы не потеряет курьер при доставке.
3. На больших объемах электронный документооборот часто дешевле, нет затрат на бумагу и пересылку.
4. Хранить документы в электронном виде удобнее, чем копить бумажный архив. А бизнесу приходится хранить много документов по несколько лет.

Нанимать сотрудников на удаленке

Бизнес не обязан подписывать электронные документы с работниками на удаленке, может обмениваться и бумажными. Но это дорого и долго, особенно если сотрудник находится в другом городе или стране. Некоторые пользуются скан‑копиями, но такие документы не имеют юридической силы — все равно придется подписывать бумажные оригиналы.

Обращаться в суд

Если бизнесу нужно подать исковое заявление, ходатайство или жалобу в суд, можно сделать это лично или дистанционно:

• через информационную систему «Мой Арбитр» — в арбитражные суды;
• через государственную автоматизированную систему «Правосудие» — в суды общей юрисдикции.

Для подачи документов через эти ресурсы нужно подписать их с помощью КЭП.

Регистрировать кассу в налоговой

Поставить онлайн-кассу на учет можно лично или удаленно, с помощью КЭП. Второй вариант быстрее: не нужно везти кассовый аппарат в налоговую, тратить время на очереди и заполнение бумаг. Также с КЭП можно снять кассу с учета или перерегистрировать ее.

Регистрация кассы на сайте налоговой занимает не больше 20 минут:

1. Авторизуйтесь на сайте налоговой, зайдите в раздел «Учет контрольно-кассовой техники» → «Зарегистрировать ККТ» → «Заполнить параметры заявления вручную». Заполните заявление и подпишите его КЭП. ФНС проверит заявление и, если все в порядке, присвоит кассе регистрационный номер.
2. Фискализируйте кассу — укажите данные об операторе фискальных данных, адрес, где касса будет работать, и модель устройства.
3. Налоговая проверит эти данные и пришлет в личный кабинет карточку регистрации.

Как оформить КЭП через Тинькофф

Клиенты Тинькофф Бизнеса могут оформить КЭП через личный кабинет банка:

1. Оставьте заявку на выпуск электронной подписи.
2. Выберите адрес, по которому удобно забрать КЭП. Это можно сделать в офисе Тинькофф в Москве, на 2-й Хуторской улице, или в удостоверяющих центрах «Основание» в других регионах.
3. Мы проверим данные и перезвоним, чтобы назначить встречу.
4. Приходите в назначенное время по адресу выдачи. Если забираете в офисе Тинькофф в Москве, возьмите с собой паспорт, СНИЛС и ИНН. Если в филиале «Основания», понадобится еще печать компании или ИП, если она есть.

Забрать КЭП в офисе или филиале можно за 30 минут. Вы получаете сам сертификат подписи и токен — флешку, на которую он записан.